Flussi

I processi e le sentinelle

Dentro Nexus girano processi: a mano, a un'ora stabilita, chiamati da un altro sistema o accesi da un documento appena archiviato. Leggono il gestionale, aprono una richiesta, aspettano la persona e ramificano sull'esito. Alcuni girano di notte e la mattina lasciano il lavoro già istruito.

Il problema

Un'automazione che vive fuori — su uno strumento di integrazione, in uno script, in una macro — funziona finché qualcuno se ne ricorda. Quando fallisce alle tre di notte, la scopre chi apre la posta la mattina dopo; quando aspetta una persona, quella persona non lo sa; e quando l'azienda cambia strumento, i processi si riscrivono.

Come funziona

I flussi nativi sono definizioni versionate dentro Nexus, con il loro storico di esecuzioni nel database dell'azienda.

Ogni esecuzione lascia traccia passo per passo — che cosa ha letto, che cosa ha scritto, dove si è fermata ad aspettare una persona, come è andata a finire — e l'elenco delle esecuzioni si filtra come qualunque altro elenco del portale.

I processi che vivono su uno strumento esterno non spariscono: la console li mostra accanto agli altri, con gli errori delle ultime 24 ore, il pulsante per ritentare un'esecuzione fallita e il registro di chi ha spento o riacceso cosa.

Da dove parte un flusso

A mano, a un'ora stabilita, chiamato da un altro sistema — e da un documento. Nel percorso guidato, al passo Come parte, si sceglie Parte da un documento: da quel momento il flusso compare nella tendina che si apre sulla scheda di un documento (e sul telefono, appena fotografato). Lì si dichiara anche quali tipi di documento accetta — lasciando il campo vuoto li accetta tutti — e il nome della variabile con cui i passi lo leggeranno.

È il pezzo che chiude il giro fra l'archivio e i processi: la bolla fotografata in accettazione fa partire il controllo sulla bolla, e chi ha scattato non deve sapere altro. Come funziona dal lato di chi preme lo racconta la pagina sull'archivio.

Il flusso si disegna, non si programma

La scheda Schema mostra il processo come una catena di blocchi: i rami di una scelta si aprono e si riuniscono, il ciclo è una scatola, e fra due passi c'è un + per inserirne un terzo. Le tendine portano i valori veri — le code che esistono, i casi d'uso pubblicati, gli specialisti configurati — non un campo di testo libero.

E la pianificazione si sceglie da una tendina — ogni ora, ogni giorno, giorni scelti della settimana — con sotto la frase che dice quando partirà davvero, nel fuso dell'azienda.

Le sentinelle: il lavoro che nasce di notte

Una sentinella è un flusso che sorveglia. Gira quando nessuno guarda, incrocia più archivi del gestionale e apre una richiesta solo quando c'è qualcosa da decidere — senza doppioni: una per anomalia, e si ripete solo se la cosa peggiora.

Due scelte che cambiano il modo in cui la mattina si guarda quella lista:

1. Il grafico c'è sempre, e sotto ci sono i numeri in chiaro. Un grafico che non si può verificare non serve a decidere.
2. L'assistente può dare un giudizio prima che la richiesta si apra — due o tre righe su quanto è grave e cosa conviene fare per primo, nella lingua di chi legge. Arricchisce, non decide: senza assistente, o se l'assistente sbaglia, la richiesta si apre lo stesso. Nessuna anomalia sparisce perché un modello ha detto che conta poco.

Una sorveglianza si può anche descrivere

«Avvisami quando un ordine cliente aperto da più di trenta giorni non ha una data di consegna confermata.» Dall'elenco dei flussi si apre un percorso in quattro passi: si descrive, si legge la proposta — con l'elenco degli archivi del gestionale che ha guardato per costruirla — e prima di pubblicare la sorveglianza gira a secco.

La prova a secco è il pezzo che conta: legge i dati veri, mostra quante righe risulterebbero anomale, quali richieste aprirebbe e quali avvisi manderebbe, senza scrivere niente da nessuna parte — le scritture verso l'esterno vengono rifiutate dicendolo, e il giudizio dell'assistente ha un tetto di due chiamate. Senza prova non si pubblica, e ciò che si pubblica nasce spento: si accende dopo aver guardato che cosa farebbe stanotte.

Che cosa se ne ricava

• I problemi si vedono prima che diventino urgenze: la rottura di scorta si scopre il 3 settembre, non il 12 quando manca il pezzo.
• Le automazioni hanno un posto solo dove si guarda se stanno funzionando.
• Un'esecuzione fallita si ritenta senza chiamare chi l'ha scritta.