Archivio

I documenti e la conoscenza

I documenti aziendali hanno due vite dentro Nexus: l'archivio, dove vivono con i loro dati e le loro revisioni, e la conoscenza, che li rende cercabili e citabili dall'assistente.

Il problema

I contratti, i capitolati, le procedure di collaudo e le schede tecniche stanno in una cartella di rete, in un documentale che qualcuno ha comprato dieci anni fa, o nella posta di chi li ha ricevuti. Quando serve sapere che cosa dice il contratto sulla penale di ritardo, la risposta richiede di sapere prima dove cercare.

L'archivio

Per chi un documentale non ce l'ha, Nexus ne porta uno: tipi di documento con i propri campi, revisioni, permessi, conservazione e ricerca. I file finiscono in una cartella del server o su cloud; i dati restano nel database dell'azienda.

Il tipo di documento dichiara che cosa un documento è: quali campi porta, chi lo vede, per quanto si conserva e — dal wizard che lo definisce — che cosa ci si può caricare dentro: le estensioni ammesse e la dimensione massima.

I tipi di documento: ognuno con la sua versione e le sue regole. Un eseguibile rinominato «fattura.pdf» non entra, e il rifiuto lo dice.

Perché ogni accesso resta scritto. La storia del documento distingue chi lo ha guardato da chi lo ha scaricato. Non è burocrazia: quando un documento riservato finisce dove non doveva, la domanda che arriva è sempre la stessa — chi lo ha aperto e quando — e senza quella riga la risposta è «non lo sappiamo».

Dal documento parte il processo

Quasi sempre un documento che arriva è l'inizio di qualcosa: la bolla va verificata, la fattura va abbinata alla commessa, il certificato va mandato a chi lo aspetta. Per anni quel «qualcosa» è partito da un'altra parte — un'altra pagina, un'altra applicazione, qualcuno da avvisare. In Nexus parte dal documento stesso.

Il gesto è lo stesso in quattro posti: sulla scheda del documento a pagina piena, accanto a Scarica; aprendo la riga nell'elenco dell'archivio; sul telefono subito dopo aver fotografato la bolla, dove il pollice è già; e sul telefono aprendo un documento archiviato ieri. Se i flussi disponibili sono più d'uno c'è una tendina per scegliere, poi Esegui. Accanto c'è Non eseguire nessun flusso, che non avvia e non disfa niente: serve a chiudere il discorso invece di restare col dubbio di aver lasciato qualcosa a metà.

Chi preme torna a lavorare: nessuna rotella da guardare. Il flusso si ritrova fra quelli avviati di recente, con scritto accanto da un documento, e quando avrà bisogno di una persona arriverà la notifica di sempre. Se legge dei valori dal documento, quei valori arrivano proposti nella richiesta e restano da confermare, come sempre.

La scheda di un ordine d'acquisto archiviato: accanto a *Scarica*, la tendina dei flussi che accettano quel documento e il pulsante *Esegui*. Sono un comando solo, non due.

Premere due volte non fa partire due flussi. Se su quel documento lo stesso flusso sta già girando, accanto al gesto c'è una pastiglia che lo dice — «Ciclo fatture già in corso», con l'ora di avvio passandoci sopra — e alla seconda pressione il portale risponde che è già in corso, mostrando l'esecuzione viva invece di far finta di niente. Due flussi diversi sullo stesso documento invece convivono: è legittimo. La pastiglia la vede anche chi non ha il permesso di avviare flussi, perché sapere che qualcosa è in moto su quel documento serve comunque.

Il pulsante compare solo a chi può avviare flussi e può vedere quel documento, e solo se esiste un flusso pubblicato che accetta quel tipo di documento: l'elenco non propone mai qualcosa che verrebbe poi rifiutato. Ogni avvio lascia una riga nella storia del documento — chi, quale flusso, da dove, quando.

E quando un tipo di documento deve accendere sempre lo stesso flusso, non serve premere nulla: lo si dichiara una volta sul tipo, e da quel momento ogni documento di quella specie lo accende da solo appena archiviato — entro pochi minuti, e dopo la lettura del documento, così il flusso trova i campi già proposti. La regola si spegne con una casella senza ripubblicare il tipo; le revisioni non lo rifanno partire, a meno che non lo si chieda. E una regola che non riesce a partire finisce nel registro errori con il motivo, invece di fallire in silenzio.

La conoscenza

Gli stessi documenti — o altri, che restano dove sono — diventano cercabili per senso: è la base su cui l'assistente risponde a cosa dice il contratto.

Le fonti di conoscenza: da dove arrivano i documenti da indicizzare, e con quale periodicità.

Gli indici: una colonna dice l'età dell'indice, così si sa sempre quanto è aggiornato quello che l'assistente legge.

Tre regole che contano più di quanto sembri:

I documenti restano dove sono. Nexus ne tiene il testo e il riferimento: non nasce un secondo archivio da tenere allineato.
Un documento ritirato sparisce dalle risposte lo stesso giorno. Non alla prossima reindicizzazione notturna: subito.
Un indice vuoto non è una risposta. Se l'indice interrogato non ha ancora contenuti — capita a un'azienda appena creata, prima che il giro di indicizzazione sia passato — l'assistente lo dichiara invece di rispondere che la cosa non esiste; e su un'azienda nuova i manuali entrano nell'indice in pochi minuti, non alla prima notte.
La citazione della fonte è un interruttore, per specialista. Sui documenti di casa propria allunga ogni risposta senza aggiungere fiducia, e di serie sta spenta; dove conta — un capitolato, una risposta che uscirà dall'azienda — si accende, e allora ogni affermazione porta documento e pagina.

Che cosa se ne ricava

Le regole scritte smettono di essere sapere di pochi.
I documenti del processo (la fattura, l'ordine, il certificato) stanno accanto alla richiesta che li riguarda, non in una cartella parallela.
Chi cerca un documento lo trova per attributo — fornitore, commessa, anno — e non per nome del file.

I limiti dichiarati

L'archivio di Nexus non è un sistema di conservazione a norma e non firma digitalmente niente: chi ha quell'obbligo continua a soddisfarlo dove lo soddisfa oggi.
La ricerca per senso è dell'assistente: nell'archivio si cerca per attributi e testo.
L'avvio di un flusso da un documento vuole un flusso che dichiari di partire da lì: uno scritto prima, che non lo dichiara, non compare nella tendina finché non lo si rivede.
L'indicizzazione consuma modelli, e consuma a ondate: per questo la sua quota di credito è separata da quella della chat, come si vede nella pagina sul governo.