Documenti letti
I campi che arrivano già compilati
Un documento che arriva in azienda contiene già quasi tutto quello che serve. Nexus lo legge e propone i campi della richiesta: chi lavora verifica invece di ricopiare, e vede da quale passaggio del documento viene ogni valore.
Il problema
La fattura del fornitore ha il numero, la data, l'imponibile, il totale e — da qualche parte — il riferimento alla commessa. Ricopiare quei cinque valori richiede trenta secondi e produce, ogni tanto, un errore che si scopre tre settimane dopo in contabilità.
Peggio: quando il documento è una scansione, dentro non c'è testo, solo pixel. Il processo automatico a monte non può fare niente, e la richiesta arriva alla persona vuota, con il solo documento allegato.
Come funziona
La richiesta può nascere con il solo documento. Nexus lo fa leggere, e i campi si presentano già compilati: accanto all'etichetta c'è una spunta verde, e sotto il campo la frase esatta del documento da cui il valore è stato preso.
Tre cose da guardare in questa schermata:
- La spunta è un segno, non un cartello. Su una maschera con dieci campi letti, dieci pastiglie «letto dal documento» raddoppierebbero l'altezza della scheda e spingerebbero la decisione sotto il bordo. La spunta sta accanto all'etichetta e non occupa una riga.
- La citazione si può spegnere per campo. Dove serve verificare — un importo, un codice — resta; dove il valore è ovvio si toglie, e la scheda si accorcia.
- Un valore toccato smette di essere proposto. Appena la persona lo corregge, la spunta sparisce: da quel momento quel campo è suo.
Anche le righe, con la somma controllata
Quando il caso d'uso dichiara una tabella di righe, la lettura la riempie e dichiara il conto: quante righe ha riconosciuto e se la loro somma quadra con il totale scritto sul documento. Una riga saltata si vede dallo scarto, invece di passare inosservata.
Perché il controllo è per campo e non sul documento intero. Un controllo che si limita a chiedere «questo numero compare nel documento?» risponde di sì per l'imponibile, per l'IVA e per il totale: e un modello che riporta l'IVA al posto del totale passa indisturbato. Per questo ogni valore porta dove è stato letto, non solo che è stato letto: è l'attribuzione sbagliata il difetto che il controllo per valore non può vedere.
Chi decide che cosa si legge
L'istruzione di lettura è parte della definizione del caso d'uso, campo per campo: «il totale con l'IVA, non quello di riga». Si scrive una volta, in inglese perché è un'istruzione al modello e non un testo che qualcuno leggerà, e vale per tutte le richieste di quel tipo.
Che cosa se ne ricava
- Meno battitura e meno errori di trascrizione sui documenti che arrivano ogni giorno.
- Le scansioni entrano nel processo: senza lettura resterebbero un allegato da aprire a mano.
- Le correzioni si contano: quanti campi sono stati proposti e quanti l'operatore ha lasciato come letti. È la misura che dice a chi configura quale istruzione va riscritta.
I limiti dichiarati
- Il riconoscimento del testo su pagine scansionate pretende un servizio a pagamento configurato per azienda: le chiavi e il consumo restano vostri. Senza quel servizio le pagine scansionate restano fuori, contate e dichiarate invece che indovinate.
- Il conto si tiene a pagina, per modello: leggere la struttura di una tabella costa circa sei volte leggere il testo, e il cruscotto lo dice in pagine, non in documenti.
- Se la lettura non riesce, la richiesta non si blocca: lo dichiara e si compila a mano.
- Restano fuori le tendine lette dal documento e la stessa lettura dentro i flussi del motore interno.