Assistente

Una chat sola, gli specialisti dietro

Una chat sola, senza tendine da cui scegliere: si scrive la domanda e un orchestratore invisibile la gira allo specialista giusto, che interroga il gestionale e compone la risposta. Per rispondere legge e basta; quando un'azione modifica qualcosa, si ferma e chiede il permesso.

Il problema

Le domande che si fanno in un'azienda che produce sono sempre le stesse: a che punto è l'ordine di quel cliente?, quanto ne abbiamo a magazzino?, questo fornitore ci ha già consegnato?. Le risposte stanno nel gestionale, ma dietro maschere che pretendono mestiere — e chi le sa usare finisce per fare da centralino agli altri.

Come funziona

Si scrive la domanda. Non si sceglie un assistente, non si sceglie uno strumento: dietro c'è un orchestratore che smista allo specialista competente — ordini, acquisti, giacenze, spedizioni, resi, ordini di lavoro — e ne compone la risposta.

Una domanda sugli ultimi ordini di acquisto e la sua risposta, letta dal gestionale e messa in tabella. A sinistra le conversazioni, che restano.

Mentre lavora, l'assistente dice cosa sta facendo: quale strumento sta interrogando. Non è un dettaglio tecnico da nascondere, è la differenza fra un'attesa muta e una risposta che si può verificare.

Gli specialisti e i loro strumenti

Ogni azienda nasce con tredici specialisti di serie — undici sul gestionale, più il consulente e la ricerca su internet — e con quelli che aggiunge. Sono definizioni versionate, non codice: prompt, modello, strumenti collegati, permessi. Si creano da un percorso guidato a passi, dove gli elenchi arrivano dal gestionale e dai cataloghi: un nome sbagliato non dà errore, produce uno strumento che risponde sempre vuoto.

Nel primo passo si può anche descrivere a parole lo specialista che serve — «mi serve qualcuno che risponda agli acquisti sulle consegne in ritardo» — e il portale sceglie gli strumenti dal catalogo e scrive le istruzioni. Prima di pubblicare, gli fa una domanda vera per vedere se li usa davvero; e due controlli chiudono i difetti che nessun altro vedrebbe: le istruzioni non possono nominare uno strumento che non gli è stato dato, e uno specialista senza strumenti si può fare ma va dichiarato — la dimenticanza e la scelta hanno lo stesso aspetto e conseguenze opposte.

Il primo dei quattro passi — descrivi, proposta, prova, pubblica. Sotto la casella, quanti strumenti ci sono nel catalogo di quell'azienda: all'assistente andranno quelli che servono alla richiesta, e solo quelli.

Gli specialisti di un'azienda: ognuno con la sua versione pubblicata e la sua visibilità. Quelli interni non compaiono in nessuna tendina — li chiama l'orchestratore.

Gli strumenti sono i gesti che l'assistente sa fare sul gestionale. Vivono in un catalogo: uno strumento sta in dieci specialisti senza essere ricopiato dieci volte, e correggerlo li aggiorna tutti.

Il catalogo degli strumenti di un'azienda, ognuno con la sua versione e gli specialisti che lo usano. La schermata è di una passata precedente: gli strumenti di serie oggi sono quarantatré.

Oltre il gestionale di casa

Il gestionale su cui girano richieste, viste e flussi resta uno. Accanto, per le sole risposte dell'assistente, si dichiarano fino ad altre tre sorgenti in sola lettura — un CRM, un portale, un magazzino: ogni strumento dice a quale è attaccato, e sotto la risposta compare da quale ha letto. Non si incrociano fra loro: leggere due sistemi è utile, fonderli è un altro prodotto.

Il dizionario: insegnare che cosa significano i campi

Uf_Stato2 non vuol dire niente a nessuno. Nel dizionario il sistema propone un significato per ogni colonna del gestionale dichiarando dov'è incerto, la persona conferma o corregge solo i dubbi, e da quel momento tutti gli specialisti usano quelle parole.

Il dizionario dei campi dell'ERP: si popola per entità scelte, e nulla di non confermato viene usato.

Come l'assistente scrive nel gestionale. Per rispondere legge, conta, cerca, riassume. Quando invece un'azione modifica qualcosa, la conversazione si ferma e mostra cosa sta per fare, con i suoi valori: approva, correggi o rifiuta. Se nessuno risponde entro dieci minuti l'azione resta negata — il silenzio non vale come consenso. Per ciò che ha valore o coinvolge altri resta la strada lunga, che è più solida: si apre una richiesta, una persona guarda e conferma. Un assistente che sbaglia una lettura fa perdere un minuto; uno che sbaglia una scrittura fa perdere una giornata a qualcun altro.

Le somme le fa il gestionale

«Quanto valgono gli ordini del 2025» era la domanda che l'assistente non sapeva fare: per rispondere avrebbe dovuto leggere migliaia di righe, e non ci stanno in una conversazione. Oggi somme, medie, minimi e massimi li calcola il server, e le righe non passano mai dal modello. Se le righe da sommare superano il tetto, lo strumento rifiuta e dice quante ne ha trovate: una somma fatta su metà dei dati è plausibile, ed è per questo che è peggio di una risposta mancante.

Dove il collegamento al gestionale sa contare da solo — una vista sul database, un servizio OData, il Nexus Connector — la somma la fa la sorgente: torna indietro un numero, non le righe, e il tetto non c'entra più. Dove non sa farlo — è il caso delle interfacce di SyteLine, che non espongono aggregazioni — si continua a leggere e contare qui, con il tetto e il suo rifiuto.

Quanto costa una risposta, e chi la sorveglia

Sotto ogni risposta ci sono i token spesi dal turno intero, deleghe comprese; in testata il totale della conversazione. Una risposta lunga si può fermare a metà, e quello che ha già scritto resta. Il turno continua anche se si chiude la finestra: si riapre la conversazione e la risposta è lì.

Chi amministra ha una sezione apposta: per ogni domanda quanti giri ha fatto l'assistente, quali strumenti ha chiamato, quanti token ha speso e da cosa sono fatti. C'è un banco di prova con quattordici domande di collaudo, e un revisore che legge i numeri e propone le correzioni: pubblicarle resta un gesto di una persona.

Il controllo qualità: i turni registrati, i più cari in cima, e la scomposizione di ciò che si manda al modello. Si accende e si spegne per azienda; spegnerlo non cancella lo storico.

Quello che ricorda, e quello che non ricorda

Ogni conversazione parte pulita: l'assistente non porta con sé le chat precedenti. Due cose però sono cambiate.

Quando in chat si dice qualcosa che deve valere anche domani — «d'ora in poi mostrami gli importi senza decimali», «quando dico i miei clienti intendo la zona nord» — l'assistente propone di ricordarlo: compare il riquadro del permesso con la regola già riscritta in forma pulita, corta, autosufficiente, nella lingua di chi ha scritto. Si approva o si rifiuta; finché non si risponde non viene salvato niente. La nota finisce fra le indicazioni permanenti, dove si toglie con una X, e le indicazioni proposte così sono al massimo trenta.

E quando ci si riferisce a qualcosa detto prima — «cosa ci eravamo detti sull'ordine 1234?» — l'assistente cerca fra le vostre conversazioni passate (solo le vostre) e dice da quale conversazione e di quando viene ciò che riporta.

Perché non c'è un profilo che si costruisce da solo. Riassumere le chat di ciascuno in un «profilo» sembra la cosa comoda da fare, e sarebbe sbagliata per tre motivi: due colleghi che fanno la stessa domanda riceverebbero risposte diverse senza sapere perché; una memoria che nessuno ha approvato deriva e nessuno se ne accorge; e un profilo di come una persona lavora, dentro un'estensione del gestionale, è profilazione di un dipendente. Quello che l'assistente ricorda è solo quello che avete approvato, e il passato lo rilegge quando glielo chiedete.

Il consulente e la ricerca su internet

Nella stessa chat ci sono due partecipanti che non leggono il gestionale.

Il consulente risponde con la conoscenza generale del modello — che differenza c'è fra DAP e DDP?, scrivimi in tedesco una mail al fornitore per sollecitare una consegna — e ogni sua risposta dichiara di essere conoscenza generale: non un vostro dato, non un vostro documento. È acceso da subito, non costa più di una domanda normale, e sulle cose recenti dice lui stesso di verificare.

La ricerca su internet serve ai fatti che vivono fuori: il prezzo di mercato di una materia prima, l'avviso di fine produzione di un componente, una normativa aggiornata. Si accende per azienda e di serie è spenta — non per il costo, ma perché la domanda che l'assistente scrive al motore di ricerca esce dalla vostra rete. Ogni risposta dice da quale pagina viene e di quando è; ogni ricerca resta registrata e rileggibile da chi amministra; e un assistente che cerca su internet non può scrivere nel gestionale — le due cose non convivono, alla pubblicazione.

La parte utile arriva quando le due si incrociano: «il micro DRV-11 è ancora in produzione?» mette insieme l'avviso del costruttore trovato sul web e la copertura calcolata sui vostri consumi.

La guida che risponde su Nexus

Nella stessa chat c'è un secondo assistente, che non risponde sui dati ma sul prodotto: cosa succede se premo Rifiuta?, come si registra un tipo di documento?, quante richieste sono ferme da più di una settimana?

Legge il manuale, la configurazione della vostra azienda e i suoi numeri. C'è dal primo giorno, senza installare niente, e risponde nella lingua in cui si scrive. Vede quello che il ruolo di chi chiede permette: la stessa domanda può avere risposte diverse per un operatore e per un amministratore, per costruzione.

Che cosa se ne ricava

Le domande di routine smettono di passare da una persona sola.
Chi risponde al telefono a un cliente ha i dati davanti in dieci secondi.
Le regole aziendali scritte nei documenti diventano citabili — ne parla la pagina sull'archivio.
Il consumo dei modelli è contato e limitato: se ne parla nella pagina sul governo.

I limiti dichiarati

Non fa i conti a mente. Le aggregazioni le calcola il gestionale; quello che resta al modello è raccontarle. Il divieto nasce da una prova sul campo: aveva recuperato listino e sconti correttamente, e poi sbagliato una moltiplicazione presentandola con la stessa sicurezza delle risposte giuste.
Non aggira i permessi: vede solo ciò che vede l'utente che sta scrivendo, e gli strumenti non concessi non sono raggiungibili.
Un turno in corso non sopravvive al riavvio del portale: continua a finestra chiusa, ma se proprio in quel momento il portale viene riavviato, quella risposta si perde.
Sulle sorgenti aggiuntive non c'è scrittura, e non c'è correlazione: si leggono, non si incrociano.
Se lo strumento non trova nulla, lo dichiara invece di rispondere a memoria — e se l'archivio dei documenti non è ancora stato indicizzato lo dice apposta, invece di far passare per «non risulta» una ricerca che non è potuta avvenire.
Il consulente non porta una fonte da controllare: è l'unica risposta della suite senza un riferimento, e per questo è etichettata.